La digitalización como apoyo a la estrategia de la empresa

La información es un factor crítico de éxito en las relaciones empresariales y también en las relaciones personales. Antes de la invención de la escritura, la humanidad necesitaba la presencia síncrona, tanto en tiempo como en lugar, de al menos dos personas para poder transmitir o recibir información.

La invención de la escritura (una aportación tecnológica para la humanidad) por parte de los sumerios y los egipcios, de acuerdo con las actuales fuentes de información sobre estas dos civilizaciones, produjo un cambio enorme en las relaciones sociales. 

Se podía escribir un mensaje y asincrónicamente, tanto en tiempo como en lugar, lo podía leer otra persona. Esta nueva situación provocó enormes cambios tanto en la economía de la época como en la sociedad.

¿Cómo lo hicieron? 
Los sumerios utilizaban las tablas de arcilla para escribir sus caracteres cuneiformes y con ello transmitir información. Las tablas de arcilla donde se imprimían estos caracteres parece que no era el modelo más adecuado para llevar la información de un sitio a otro. 

Un mensaje (tipo whatsap) con aquella tecnología de material de arcilla cocida, tenía enormes inconvenientes, era lento, incómodo de escribir, pesado para transportar, frágil y sujeto a los antiguos y lentos elementos de transporte que se utilizaban en la época.

El mensaje podía tardar horas o días en escribirse y semanas o meses para que llegase a su destino, Eso si llegaba entero y no se había roto o deshecho por el camino.

Los egipcios, innovando el proceso, hicieron una enorme aportación tecnológica a la cultura con la utilización del papiro como soporte de la escritura. Esta nueva aportación tecnológica generó enormes cambios en la sociedad y el conocimiento de la época.

Introducía ventajas sobre la tecnología de los sumerios, entre otras, mayor facilidad para la escritura con el uso de la tinta, más ligereza y por tanto más facilidad para su transporte. Respecto a la perdurabilidad, las tablas de arcilla cocida presentaban una ventaja respecto al papiro, sin embargo, el clima seco de Egipto ha ayudado a la perdurabilidad de papiros escritos hace algunos milenios.

Los egipcios conscientes de este problema de perdurabilidad, cuando querían que alguna información (leyes, etc.) perdurara, utilizaban la piedra y la escritura jeroglífica, solo conocida por los escribas.

Imaginemos la transmisión de información en la época (whatsap egipcio), con la necesidad de un escriba para escribir los textos jeroglíficos, el peso de la piedra para su transporte en un entorno desértico y la necesidad de otro escriba para leerlos. Pensemos, además, que la comisión de una falta de ortografía implicaba romper la piedra y empezar de nuevo (la goma de borrar de la época eran el martillo y el cincel).

Hagamos un esfuerzo divertido de imaginación y pensemos, por ejemplo, como sería actualmente la impresión de una factura en piedra y su envío a un cliente ubicado al otro lado del Atlántico.

Y ¿qué pasa ahora?
Afortunadamente en nuestra época actual disponemos, entre otras tecnologías, de Internet como una herramienta de comunicación que ha cambiado tanto la economía como el estilo de vida de las personas. Al encontrarnos permanentemente conectados no existe ningún momento en el que no podamos estar informados, recibir un documento, un mensaje, una noticia o cualquier otra comunicación, en el mismo tiempo en que se produce.

Podemos destacar algunas de las ventajas que nos proporciona la tecnología de Internet, enfocadas en el acceso a la información: 
• Acceso a la información de cualquier tema al alcance de la mano. 
• Siempre está disponible. Nos permite acceder desde cualquier lugar del mundo en cualquier momento.  
• Ofrece foros de discusión o debate donde podemos encontrar personas con los mismos gustos y aficiones, también podemos consultar con expertos sobre algún tema en particular.
• El 'email' ha cambiado la comunicación entre las personas, nos permite comunicarnos inmediatamente por medio de mensajes donde además podemos adjuntar documentos (por ejemplo: facturas), fotos u otra variedad de archivos.
• Las redes sociales también han cambiado la relación entre las personas y son capaces de reunir a millones de personas, sin importar el idioma, el país o la distancia, creando lazos de amistad y de relación.
• Ha mejorado la educación, al generarse webs especializadas en el aprendizaje tanto de estudiantes como de profesores, donde se pueden seguir metodologías que permiten a los alumnos asimilar mejor las sesiones impartidas por los profesores. 

La situación histórica comentada, quizás con un exceso de picardía para hacernos pensar y cambiar algunos procesos, nos lleva a la conclusión de que disponiendo de nuevas tecnologías digitales no podemos pensar en seguir utilizando procesos obsoletos.
Veamos un ejemplo: Cambiando la piedra por el papel.
1. Una empresa emite e imprime una factura.
2. Introduce la factura en un sobre.
3. Lleva la factura a una oficina de correos.
4. Correos traslada la factura a su destino.
5. Otra empresa recibe la factura.
6. Introduce (tecleando) la factura en su sistema de información.

Este proceso, además de lento, está sujeto a errores y esto afecta negativamente a la productividad, si lo comparamos con la generación, envío y recepción de una factura en formato digital.

Actualmente la digitalización es todavía una tarea pendiente para muchas empresas y esta situación las coloca en una débil posición competitiva.

La digitalización no es solo disponer de una web. La digitalización implica la revisión de TODOS los procesos internos y externos de la empresa (el ejemplo de la factura es uno de ellos) y de su integración en el sistema de información. No hacerlo implica seguir utilizando procesos que han quedado obsoletos debido a la evolución tecnológica y que posicionan a la empresa en una desventaja competitiva que afectará a su evolución futura.

De esta evolución tecnológica podemos asegurar que “lo que pueda ser digital, será digital y esto es imparable”. 
Por tanto, es imprescindible que las empresas “se pongan las pilas” e inicien o aceleren su transformación digital y como decía Jack Welch (presidente de General Electric): "La habilidad de una organización para aprender y trasladar ese aprendizaje en una acción rápida es la ventaja competitiva definitiva".