El organigrama y la perspectiva temporal

En las pymes es muy normal que una persona desempeñe varias funciones simultáneamente.

Normalmente éstas se eligen de tal manera que estén muy interrelacionadas entre sí porque así se simplifica la gestión de la información y se evitan problemas de coordinación. Esto tiene dos implicaciones muy importantes para el personal ejecutivo:

Versatilidad

Solemos decir que una empresa bien organizada es capaz de trabajar con gente normal, mientras que una empresa que no lo esté necesita gente excelente. Pues bueno, una pyme tiene muchas limitaciones para poder organizarse y suele requerir gente con más capacidades que una empresa grande.

Esto se manifiesta muy claramente cuando tratamos de establecer las competencias necesarias para un puesto. Solemos partir de una lista de unas 30 y tratamos de identificar las 5 o 7 claves para tener un buen desempeño. En una pyme es problemático bajar de 9. En una gran empresa es fácil quedarse en 5.

Hago aquí un pequeño paréntesis. Lo normal es que los salarios sean más bajos en una pyme que en una gran empresa, la cual se lo puede permitir porque suele ser más eficiente. Esta última necesita personas muy capaces en un campo determinado mientras que la primera necesita versatilidad, ergo: los especialistas tienen mejores opciones de salarios en un abanico más restringido de empresas. Una razón más para hacer todo lo posible para que nuestras empresas crezcan.

Flexibilidad

Veamos un ejemplo que responde bastante bien a lo que nos encontramos frecuentemente en las Pymes; el trabajo de una persona consiste en:
Ser jefe de trafico de una flota de 5 camiones de reparto diario, es decir tienes que ver lo que hay que enviar y recoger, planificar las rutas y resolver las incidencias que vayan surgiendo, gestionar a los conductores, etc.

Además, eres el jefe de almacén, es decir el administrador del espacio físico del almacén, responsable de la cantidad y de la rotación del material almacenado y, por supuesto, también responsable del personal a tu cargo.

Eres el aprovisionador de algunos materiales; tienes que prever los consumos y hacer las previsiones y pedidos correspondientes.

Una parte significativa de tu tiempo es la de actuar de carretillero, en los momentos álgidos de la carga de camiones o cuando la cosa se complica.

También te toca hacer alguna salida como conductor ...

Por supuesto en estas empresas se suelen tolerar mucho los fallos; ¡imposible hacer todo bien! ¿verdad? Aunque esto no debería ser óbice para que se reflexione sobre ellos y se trate de minimizarlos.

¿Dónde pensáis que tenderá a fallar esta persona?
¡En efecto! Tendremos mucho material en el almacén, que algunas veces se nos quedará obsoleto y, a pesar de ello, puntualmente nos faltará algún producto.

¡Intuimos que lo urgente mezcla mal con lo importante!
Vamos a verlo desde el punto de vista de la perspectiva temporal.

Estamos acostumbrados a interpretar el organigrama como una pirámide que puede representar multitud de cosas; comunicación, mando, ámbito de toma de decisiones, líneas de apoyo, niveles salariales, etc.

Hoy vamos a hablar de una que frecuentemente olvidamos: la perspectiva temporal. Cada nivel del organigrama trabaja con una proyección temporal determinada. El gerente a años vista, el director de fabrica a meses vista, el jefe de producción a semanas vista, el encargado a días vista y el operario a horas vista.

El encargado se relacionará con el personal de mantenimiento, auditores, etc. que son personas que trabajan en el mismo intervalo temporal, y lo mismo sucede con todos los demás puestos.

Pues bien, nos cuesta un esfuerzo terrible cambiar de nivel; subir o bajar una planta en esta pirámide para otear el horizonte o fijarnos en lo que tenemos inminentemente encima.

En el ejemplo que hemos puesto, las funciones de carretillero y conductor tienen una perspectiva de un día, el jefe de tráfico varios días y las funciones de jefe de almacén y aprovisionamientos necesitan trabajar con un mes de perspectiva.

Esta persona se mueve todos los días en tres plantas de la pirámide subiendo y bajando y, en algún momento, mentalmente agotado, se queda en alguna de las inferiores … subir es mas trabajoso que bajar y además … lo concreto e inmediato es mucho más agradecido.

¿Os fijáis? No es exactamente un problema de lo importante y lo urgente …

Lo suyo sería liberarle de actividad en la planta inferior, pero si no es posible siempre se puede mejorar notablemente si uno o dos días a la semana se toman medidas para liberarlo de tener que bajar a la planta inferior de tal manera que se pueda quedar en las dos plantas superiores; el resto de los días se moverá preferentemente entre las dos plantas inferiores.

¡Hay que evitar el número de veces que subimos o bajamos de planta, es decir, que necesitamos cambiar de perspectiva temporal!

Tened esto en cuenta cuando defináis la organización de vuestra empresa. Los humanos no somos infinitamente elásticos, nuestra mente necesita un tiempo para reubicarse y si no lo tiene reacciona echando mano de paradigmas, que no siempre responderán a la realidad. Nos dará la sensación, y será cierto, que está persona no puede ver correctamente lo que está sucediendo, aunque difícilmente el mismo se dará cuenta de esto.