Saeso, gestión documental. La solución integral para los archivos de tu empresa

Un despacho de abogados, una consulta médica, un colegio profesional, un despacho de arquitectura... Más a menudo de lo que podemos pensar, nos encontramos con un problema de gestión de espacio en nuestra empresa ocasionado por el gran volumen de archivos, documentos, facturas, albaranes y un largo etcétera que componen las entrañas de un negocio. Años de historia empresarial de los que ni queremos ni podemos desprendernos. Organizarlos y gestionarlos no siempre es fácil. Requiere de una metodología y una dedicación de tiempo. Además, ocupan unos metros cuadrados que, de externalizarse, podrían dedicarse a la actividad principal del negocio. Saeso ofrece una solución integral para aquellas firmas que se encuentren en esta tesitura. Saeso, gestión documental es una división en crecimiento de la puntera empresa de Guarromán.

¿En qué consiste?

Se trata de gestionar de forma ordenada y profesional el archivo de una empresa. No es una cuestión baladí, ya que los beneficios que implica son múltiples. El primero, el ahorro de espacio físico. La acumulación de documentos puede llegar a generar un verdadero problema, no solo por lo que ocupan en la oficina, sino por la dificultad de acceder rápidamente a un archivo concreto si no está ordenado. Con su externalización, Saeso se ocupa de la gestión integral y automatizada de esos archivos.

Por otro lado, se garantiza al cliente que el archivo está custodiado y ordenado de forma profesional. Se le suma el proceso conocido como “retorno” y que permite al usuario, de manera inmediata, acceder o recuperar su información.

Ahorro de tiempo, de costes, soluciones de espacio y garantías de seguridad son valores que Saeso aporta a las empresas. Porque un archivo bien gestionado y que cumple la normativa de protección de datos puede evitar quebraderos de cabeza por posibles sanciones.

¿Cuáles son los servicios?

El primero es la gestión del archivo propiamente dicha, es decir, documentarlo y ordenarlo. Siempre bajo una premisa fundamental: el respeto al sistema de funcionamiento del cliente, porque no se trata de cambiar su método de archivo. El personal de Saeso recoge la documentación, la ordena y la custodia hasta el momento en que el cliente requiera hacer uso de ella.

En segundo lugar, la custodia de los documentos en las instalaciones de Saeso bajo los parámetros que marcan las leyes de vigilancia y protección de datos. Además, se encarga de la gestión del retorno de documentos con un importante plus. Se puede dar el caso de que el cliente necesite enviar unos archivos a un destino determinado que no sea su oficina. Saeso pone a su disposición el servicio de envío a cualquier parte del mundo siempre que esté ordenado y clasificado.

En tercer lugar, la división documental de Saeso se encarga de la destrucción de archivos tal y como marca la legalidad vigente y la normativa de protección de datos. Sin olvidar el riguroso cumplimiento de las normativas medioambientales.

¿Cómo externalizar la gestión documental?

El proceso no supone alteración alguna de la vida diaria del cliente. Una vez contactados con Saeso, ya sea a través de su web www.saeso.es, a los correos info@saeso.es ó documental@saeso.es, o al teléfono 953 678 105, se realiza un estudio para ver cuál es la situación real del cliente. Se le ofrecen unas pautas y consejos y un presupuesto ajustado sus necesidades. Además, en su apuesta por la innovación, Saeso da un paso más y pone a disposición del usuario una plataforma web para acceder rápidamente a toda la información de lo que tienen en las instalaciones. De esta manera, el cliente siempre sabe qué custodia Saeso y dónde.